For mange oppgaver – hvordan takle det?

Det ideele scenario for å lære Getting Things Done (GTD) er når du har en håndtérbar mengde oppgaver. Men da tenker de fleste at: “Jeg trenger ikke noe systematikk utover det jeg har”. Og det er ofte når antall oppgaver overstiger hva du klarer å håndtere at det går opp for deg at du trenger GTD.

Starter du å lære deg GTD når du allerede har for mange oppgaver du kan klare å utføre, så vil uansett GTD hjelpe deg til å:

  • Få oversikten over alle idéer, oppgaver og forpliktelser
  • Beslutte hva som må gjøres med idéene, oppgavene og forpliktelsene
  • Strukture idéene, oppgavene og forpliktelsene i prosjekt og neste handlinger

Tennisballer

Stress Reduction Kit
Stress Reduction Kit

Det som blir utfordringen er når antall oppgaver overgår din evne til å ekspedere de. Det er litt som når du spiller tennis med én motpart. Da kan du klare å komme inn i en rytme som er god og få alle oppgavene unnå. Får du plutselig 5 motspillere så kommer ballene mot det med mye tettere interval. Faktisk såpass at du må innse at du ikke klarer du å løse alle oppgaver.

Du må da innse at du ikke er supermann (selv med GTD) og lære deg reforhandlingens edle kunst. Du må, når du behandler innbokser, vite at “jeg har ikke nok tid – noe må bort” og ta konsekvensen av det.

“Jo flinkere du blir, jo flinkere må du bli. – David Allen”

Løsningen

Noen opplever dette som et nederlag å ikke kunne “gi alle det de forventer”. Det er ubehagelig å måtte skuffe noen som venter på deg og din respons.

Reforhandling og klargjøring ovenfor de dette gjelder er nødvendig for å unngå unødig stress som følge av “brutte avtaler”.

Si tydelig fra: “Jeg har dessverre ikke mulighet til å priortere din/ditt  henvendelse/ønske”. Har du supermye å gjøre og får mye epost, så lagre dette som en mal og opprett filtre/regler for å automatisk håndtere innkomne henvendelser.

Det samme gjelder om du ikke klarer å fullføre en forpliktelse innen avtalt tidsfrist. Ring/mail vedkommende og fortell at du ikke vil klare å bli ferdig og kort om hvorfor.

En reforhandlet avtale er ikke en brutt avtale!

Hvordan håndterer du dine forpliktelser når de blir mange? Bruk kommentarfeltet!

Handlekurv