Denne artikkelen om Gruppér oppgaver – unngå overveldelse ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 29.09.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Har du noen gang forsøkt å lage en oppgaveliste over alt du har å gjøre? Da har du antakeligvis opplevd å bli overveldet. Grupperer du det du skal gjøre i logiske kategorier, unngår du dette.
I min rådgiving ser jeg at det gjerne er én av tre faktorer, eller en kombinasjon av disse, som gjør at oppgavelisten ikke fungerer:
- Listen inneholder prosjekter.
- Listen vedlikeholdes ikke.
- Listen er en flat lang liste over alle forpliktelsene dine.
Det er det siste punktet vi skal se på i dag.
Gruppér oppgaver
En total oversikt over alle ting du har tatt på deg kan være overveldende. Getting Things Done – metodikken anbefaler varmt at du lager deg denne oversikten, og forteller deg samtidig hvordan du kan forholde deg til listen på en god måte.
Metodikken anbefaler at du oppretter kategorier – eller grupperinger, om du vil. Deretter legger du alle oppgavene dine inn i en av disse. Disse kategoriene kalles for Kontekster.
Kontekst
En kontekst defineres slik: “Hvor er du, og hva har du?”. Eksempler på kontekster kan være: Hjemme, Kontoret, Telefon, Mac/PC, Ærend, Venter-på, Engang-kanskje.
Det er jo engang slik, at uansett hvor mye du ønsker det, så kan du ikke klippe plenen hjemme når du sitter på kontoret. Derfor trenger du ikke engang se den oppgaven når du er på kontoret. Du trenger kun å se de oppgavene du kan gjøre noe med der du er, med de verktøyene du har tilgjengelig.
Eksempel: Du er på farten mellom to møter, og har lyst til å gjøre noe produktivt i de 15 minuttene du har til rådighet. Det eneste du har til bruk, er telefonen. Da slår du opp i oppgavelisten – under Telefon-kontekst. Der ser du de telefonene du trenger å ta, og kan velge dem du tror du kan gjennomføre suksessrikt på 15 minutter. Deretter får du gleden av å krysse av den oppgaven som fullført.
Kommer du på at du skal gjøre noe på kontoret når du er hjemme, kan du enkelt legge dette på Kontoret-listen din. Så kan hjernen din glemme den forpliktelsen, og du kan ta fri.
Lykke til med kontekstene dine!
