Denne artikkelen om Hopper tilbake inn i hodet ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 06.04.2014. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Spørsmål: Jeg forsøker å få ting ut av hodet og inn på lister, men de hopper inn i hodet igjen. Jeg blir skikkelig stresset av det og jeg synes ikke Getting Things Done -metodikken virker. -Per.
Jobbeksperten: Dette er ikke en uvanlig utfordring. For at du skal få et godt økosystem for å håndtere forpliktelsene dine, må du opparbeide et godt forhold til listene dine.
Hopper tilbake inn i hodet!
Dersom du ikke har et godt forhold til listene med Neste handlinger og stoler på dem – vil ting automatisk hoppe tilbake inn i hodet og plage deg på nytt. Den visjonære og kloke delen av hjernen din sier: Jeg stoler ikke på at du har parkert påminnelsene på et trygt sted, derfor må jeg stadig minne deg på dem.
Og dette skaper en mental støy som hindrer deg i å tenke kreativt og produktivt.
Løsningen er enkel, men krever øvelse. Det er to ting som skal til:
1) Lag gode og tydelige lister: Ha en prosjektoversikt over ønskede utfall for alle prosjekter du har forpliktet deg til. Og lag gode Neste handlinger for å jobbe mot prosjektenes fullførelse.
2) Se på listene ofte nok til at du stoler på dem og holder dem oppdatert.
De fleste feiler på det siste punktet. Beste praksis for dette er:
– Se over hva du mener du bør jobbe med, eller fullføre, i løpet av de nærmeste dagene – slik at du kan stole på at du har valgt riktig for i dag.
– Se over absolutt alt én gang i uken. Dette kalles Ukentlig revisjon, og er en av de vanskeligste vanene å bygge.
Det kan synes vanskelig å rettferdiggjøre overfor deg selv og andre at du skal bruke tid på å tenke. Men det er helt nødvendig for at oppgavehåndteringssystemet ditt skal virke.
Øker uforutsigbarheten og/eller jobbmengden din, må du øke antall revisjoner tilsvarende for å beholde oversikten. Slik at du vet at du jobber med det som er aller viktigst akkurat nå. Om du ikke tar deg tid til dette, vil ikke systemet ditt virke.
Lykke til med tenkningen!
Morten P. Røvik
