Denne artikkelen om Hvor ofte bør jeg sjekke epost ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 22.09.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Hvor ofte bør jeg sjekke epost? Dette spørsmålet får jeg ofte når jeg holder seminarer eller foredrag. Svaret er kort: – Så ofte som du må.
Og hvor ofte er det, da? Vel, det kommer helt an på. Det avhenger av hvilken jobb du har, hvilken kultur dere har bedriftsinternt, og hvor mye du trenger av sammenhengende konsentrasjonstid for faktisk å få gjort jobben din.
Jobber du for eksempel med epostsupport? Da er svaret; les epost hele tiden. Er du en gjennomsnittlig kunnskapsarbeider? Da kan svaret være tre ganger om dagen, eller ti. Det kommer an på.
For å finne svaret for deg, kan du stille deg selv følgende spørsmål:
– Hvor lang tid vil jeg gjennomsnittlig trenge for å kunne jobbe uforstyrret med oppgavene mine? Er svaret to timer, så leser og behandler du epost annenhver time.
Mange jeg snakker med sliter med omgivelsenes forventing til respons. Kollegaen som kommer inn på kontoret ditt 10 minutter etter han har sendt en mail, og spør: – Har du lest eposten min? Jeg anbefaler deg å ta en prat med denne kollegaen. Informer om de nye rutinene dine, og be vedkommende respektere ditt behov for konsentrasjonstid. Inviter dessuten gjerne til en diskusjon internt i avdelingen eller bedriften rundt temaet “Hvordan skal vi forholde oss til epost”.
Hvorfor skal du ha et klargjort forhold til epostlesing? Rett og slett fordi det er du selv som skal bestemme hva som er viktigst å jobbe med akkurat nå. Du skal ikke styres av mailer som noen andre måtte finne på å sende deg.
Bruker du innboksen som en arbeidsliste? Det kan være riktig bruk av dine ressurser, men er ofte ikke det. En oppgaveliste – hvor du skriver opp dine prosjekter og Neste handlinger – er ofte et bedre sted å gå til når du skal velge hva du skal jobbe med.
Min utfordring til deg er: spør deg selv: – Hvor ofte trenger jeg egentlig å sjekke eposten?
Lykke til!
