Mister du motet av altfor lange oppgavelister?

Mange forteller at de mister motet av altfor lange oppgavelister. Problemet går igjen hos kunnskapsarbeidere over hele verden, og vi møter det ofte når de begynner å ta i bruk Getting Things Done. Metodikken anbefaler å lage en oversikt over alle forpliktelser og i tillegg en liste over hva som konkret må gjøres med hver enkelt av disse forpliktelsene (neste handlinger). Resultatet er en lang oppgaveliste.

De fleste ledere og mellomledere har mellom 30 og 100 prosjekter til enhver tid (oppgaver som består av flere steg) og over 150 neste handlinger knyttet til disse prosjektene. Velkommen til en restaurant med et overveldende antall valgmuligheter på menyen! Utfordringen er at en “A-B-C”, “1-2-3”, “høy-middels-lav” prioriteringsformel som gir mening i hverdagen faktisk ikke finnes, selv om mange gjerne vil fortelle deg det motsatte.

Produktiv pause på sofaen?

Når du bestemmer deg for å ta en pause på sofaen, eller bare være tilstede med familien (eller venner), er det “høy prioritet” på listen din? Og dersom du fra før har skrevet ned noen oppgaver som har høy prioritet, og ikke får gjort dem fordi du prioriterte familien, føles det riktig eller feil? Betyr det at du gjør feil ting?

Du kan ganske enkelt gi slipp på de håpløst forenklede tankene om prioritering ved å bare spørre deg selv, når som helst: “Hva er det mest verdifulle jeg kan gjøre nå?” Håndtere den slitsomme eposten? Sitte i godstolen og sette tankene i fri noen minutter? Begynne på middagen? Lage et førsteutkast til en forretningsplan? Ta et varmt bad? Ringe til bruttern og prate om beslutningen han tok angående mor forrige uke?

Livet er mer komplekst enn 1-2-3. Likevel kan kompleksiteten bli mindre ved å ha enkel tilgang til lister over alle mulige handlinger du kan gjøre. Her er alle ærend du kan utføre. Her er alle tingene du kan snakke med din partner om. Her er alle tingene du venter på. Her er alle prosjektene dine. Her er… du skjønner tegninga. Da har du i det minste en komplett meny over alle dine valgmuligheter. Uten det vil du sannsynligvis drives av den nyeste eller mest forstyrrende tingen.

Tre faktorer som påvirker deg

Selv om du har tatt GTD i bruk fullt ut, finnes det minst tre faktorer som påvirker dine beslutninger.

Først er det dine begrensninger. Hvor er du og hvilke verktøy har du tilgjengelig? Hvor mye tid har du før din neste avtale? Hvor mye kreativ energi kan du bruke på en potensiell handling?

Den andre er din fleksibilitet i møte med hverdagens utfordringer. Vil det være best å gjøre noe som allerede er definert på listen din, gjøre noe med ny input, eller ta deg tid til å behandle og organisere det som ligger i innboksene dine for å være sikker på at oversikten over arbeidet ditt er oppdatert og komplett?

Den tredje faktoren er hva du vil med livet. Hva er dine grunnleggende standarder og prinsipper, dine mål og ambisjoner, dine ansvarsområder som du følger opp? Hvordan ser suksess ut for deg når du ser inn i fremtiden?

Om du har en enkel formel som tar i betraktning alt dette samtidig som den hjelper deg å prioritere raskt og riktig, del den gjerne med meg. Jeg har brukt de siste 35 årene av mitt liv på å forsøke å forenkle prioriteringsprosessen og har ennå ikke fått det til.

En enkel regel for å prioritere riktig

Når det er sagt, slik sammenfatter jeg alle faktorene i en ganske enkel regel for meg selv: Hva er det som har oppmerksomheten min mest akkurat nå? Hva er det neste steget jeg kan ta for å slutte å tenke på den tingen? Dette gjør jeg fordi det er svært viktig for meg å ha et tomt hode – jeg vil ikke ha noe i tankene mine annet enn det jeg ønsker å fokusere på.

Det finnes ingen enkel formel som regner ut svaret for deg. Du må øve på og forbedre hvordan du håndterer oppgavene som dukker opp i livet. Det handler om å samle, behandle, organisere og reflektere over alle dine valgmuligheter – og utføre, fra øyeblikk til øyeblikk, det som er mest riktig for deg, basert på nøye koordinering av dine bevisste forpliktelser og din intuitive kunnskap.

Lykke til!

Denne artikkelen er skrevet av David Allen. Originalen kan leses på gettingthingsdone.com

Handlekurv

Gratis: Lær mer om GTD - metodikken

Abonner på vårt gratis inspirasjons-nyhetsbrev!