Om GTD – Getting things done

Få ting gjort – David Allen

Getting Things Done – David Allen

Getting Things Done (GTD) er en metodikk for personlig produktivitet utviklet av David Allen og kom ut som bok med samme tittel i 2001. Boken ble første gang oversatt og utgitt på norsk i 2006 under tittelen Få ting gjort.

Metodikkens utgangspunkt ligger i å ikke oppbevare forpliktelser og idéer i hodet, men å flytte de til et system du stoler på. For deretter å se på systemet ofte nok til å fortsatt stole på det. Se video om to grunnprinsipper for GTD.

Hodet er et flott sted å få idéer – ikke til å oppbevare dem

Getting Things Done (GTD) beskriver et sett med gode vaner som kan læres. Disse vanene henger sammen og utgjør en systematisk tilnærming til oppgavehåndtering som skal, i følge forfatteren og bokens undertittel, lede til en mer stressfri produktivitet.

Forutsettinger for metodikken

Ved å plassere idéer og forpliktelser utenfor hodet frigjøres det David Allen kaller psykisk RAM som man kan bruke til å faktisk å få ting gjort og til å være kreativ.

Allen baserer denne tenkningen på bl.a. på George A. Miller sin studie fra 1956: The Magical Number Seven, Plus or Minus Two som beskriver at hjernens «arbeidsminne» kan holde syv ting samtidig, pluss/minus to. Kommer det flere ting inn faller noe annet ut av arbeidsminnet.

Allens tese er at om hodet er for fullt av tanker om idéer og forpliktelser vil det ikke fungere optimalt og negativt stress som følge av ikke utførte eller feilhåndterte oppgaver vil oppstå.

Ved å plassere idéer og forpliktelser utenfor hodet i et system du stoler på vil stressnivået senkes og produktiviteten økes.

Hodet ditt er ikke en innboks

Terminologi

David Allen bygger opp i boken et sett med begreper. Noen sentrale av disse er:

  • Prosjekt: ethvert ønsket resultat som består av mer enn en handling.
  • Neste handling: den neste fysiske handlingen som må utføres for å bringe prosjektet videre. For å oppfylle metodikkens standard skal en neste handling eller oppgave ha: Beskrivende navn med et verb, prosjektnavn og kontekst.
  • Kontekst: hvor er du og hva trenger for å utføre den Neste handlingen. F.eks: Kontor, Tlf, Ærend.
  • Tom innboks: alle innbokser skal være tomme etter prosessering.
  • Oppgavelister/GTD-system. Brukes til å holde orden på prosjekter og de neste handlingene som skal utføres for å bringe de videre. Systemet kan være papirbasert eller digitalt.

Prinsipper

Samle

  • Samle alle idéer og potensielle forpliktelser i en eller flere innbokser. Disse kan være fysiske eller digitale.

Behandle

  • Plukk opp én og én ting fra innboksen og spør: «hva er dette?»
  • Spør så: Krever dette handling?
  • Om svaret er nei:
    • Skal det kastes? – eller
    • Skal det inkuberes for en fremtidig beslutning? – eller
    • Skal det arkiveres for fremtidig referanse?»
  • Om svaret er ja:
    • Er det kun én fysisk neste handling? Og tar den mindre enn to minutter? Gjør den med en gang!
    • Er det kun én fysisk neste handling og den tar mer enn to minutter så spør deg selv: er jeg den rette til å utføre denne oppgaven? Delegér den om ikke til noen andre og opprett en venter-på oppgave til deg selv.
    • Tar oppgaven mer enn to minutter å gjøre? Før den inn i oppgavelisten/systemet for senere utførelse.

Organisere

  • En oppgave skal enten:
    • Inn i kalenderen for oppgaver som må/skal utføres på en bestemt dato/tidspunkt, eller
    • Inn på en oppgaveliste for utføres på et senere tidspunkt.

Revidere

  • Få klarhet: Samle sammen alt papirbasert materiale ala visittkort, kvitteringer, løse lapper mm og legg det i innboks. Tøm hodet for alle idéer og forpliktelser og skriv de ned og legg i innboks. Prosessér og organisér oppgavene og oppnå tom innboks.
  • Bli oppdatert: Se igjennom dine oppgavelister og komplementer de med oppgaver som du har glemt eller utelatt. Gjør det samme med kalender, eksterne prosjektlister eller andre steder som kan inneholde forpliktelser.
  • Bli kreativ: se på din en-gang-kanskje liste og se om du er klar for å gjøre noe med disse idéene nå. Vær kreativ og modig: hvilke nye tankevekkende, spennende og kreative prosjekter kan finne veien inn i ditt system?

Utføre

  • Utfør de planlagte Neste handlinger basert på hvor du er og hvilke verktøy du har for hånden.

Vårt nettsted bruker informasjonskapsler/cookies. Les mer om hvordan disse benyttes